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        1. 招標文件智能輔助生成系統,全面提升招標文件編制效率

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          發布時間:2023-06-05

          隨著現代企業采購管理越來越嚴格規范,招標采購方式被廣泛采用。其中,招標代理公司承擔著招標策劃、招標文件編制、評標組織等專業工作,涉及多企業、多標的物的技術、價格、競爭等大量信息。如何對現有業務數據和專家經驗進行高效組織和科學管理,成為企業更快、更好發展的關鍵。

          從招投標工作的全生命周期來看,接受甲方企業委托之后,招標代理公司最重要的工作是招標文件編制并啟動發售,這項工作往往由項目經理承擔。整個招標文件準備過程十分冗雜繁重,工作流標準化、智能化、精細化水平亟需提高。

          招標文件管理,難在哪里

           

          招標文件往往是以國家標準文件為基礎,通過對國家標準文件、國家法律法規、集團管理制度和歷史招標文件進行解構,再重構形成的文件。按照金字塔結構,標準文件由法律、管理和經濟技術三個部分組成。

           

          招標文件質量依賴項目經理的業務水平和個人經驗,重要章節或條款缺漏、存在歧視性條款、投標響應時間要求不合規等問題時有發生,導致招標過程中需要多次發布澄清,甚至會直接導致招標工作的延期或取消。

          范本,作為招標文件編制時參考使用的示范性文本,如果運用得當,將極大地提升招標文件編制效率。對于招標代理公司來說,在實際工作場景中,范本應用主要存在這些難題:

          1. 范本編制難

          (1)一次范本編制往往需要30人以上團隊投入大半年時間,還需要動用大量外部專家的支持,耗時耗力;

          (2)范本編制涉及人數眾多,但歷史的編制經驗和數據資料無法得到充分利用,難以進行工作協同。

          2. 范本更新難

          (1)范本更新是一件長效工作,但往往沒有專人負責,時效性也難以保證;

          (2)隨著范本編寫總量越來越大,單純依賴人工手動修改范本,工作量太大且容易遺漏出錯。

          3. 范本管理難

          (1)招標代理公司的架構復雜,常常要多個團隊協作,缺乏統一的流程協作平臺維護范本;

          (2)范本審核及修改意見難以跟蹤和反饋。

          4. 范本應用難

          (1)常規的范本格式難以得到充分應用,失去了示范意義。集團總部與分子公司各自為戰,錯誤頻出;

          (2)一份招標文件在5萬到10萬字,是否嚴格使用范本,人工難以檢查、跟蹤。

          因此,對于招標代理公司來說,只有建立標準統一、功能齊全、應用智能的范本及招標文件編制體系,才能系統性提升招標工作中各類文件編寫的質量和效率。

          一個系統,智能提升范本與招標文件編制效率

          近年來,人工智能技術發展突飛猛進,在趨勢預測、語義理解、文本生成等場景應用中均有良好表現。同時,隨著法規制度不斷完善、代理資質陸續取消,招標投標活動在法制化、規范化、電子化長足發展的基礎上,也逐漸呈現出標準化、專業化、智能化等新趨勢。

          基于知識圖譜、自然語言處理、圖像識別等人工智能技術在各項招標活動中的應用,招標文件智能輔助生成系統應運而生!面向招標代理公司,招標文件智能輔助生成系統以實現智能化、標準化招標文件編制為核心目標,有效提升了策劃、招標、投標、評標、合同履約等招標全過程的管控能力。

           

          招標文件智能輔助生成系統主要基于兩類數據進行招標范本及文件的智能編制。第一類是招標代理公司內部現有的歷史數據,如調研報告、范本、模板文件、招標文件、技術規格書、操作手冊、質量檢測報告、投標文件等,其中包含了大量招標代理公司的業務數據,是知識管理系統的重要數據輸入。第二類是外部數據,如法律法規、行業政策、市場動態等,對招標代理公司的數據進行有效補充,進一步豐富了招標代理公司的數據來源。

          在此基礎上,招標文件智能輔助生成系統主打知識結構化、智能化、模塊化,通過自然語言處理技術抽取提煉關鍵要素,按照應用領域、背景、使用、屬性等特征構成招標范本知識庫,融合了智能引用、修改、細化、補充等功能。在范本基礎上,用戶甚至可以直接通過填空或者選擇的形式完成招標文件編制,編制文件的效率大幅提升,過程也更加輕松。

           

          1. 讓范本編制更智能

          招標范本的生成邏輯是較為固定的,特別是國家法律法規、公司管理制度這些標準條款。招標文件智能輔助生成系統基于人工智能技術從發改委標準文件、公司管理制度中提取挖掘關鍵信息,實現對法律及制度的套用、引用及驗證,再結合標的物的經濟技術部分要求,智能生成公司級的招標范本的各個模塊。招標管理公司結合實際項目需求,就能快速完成一個又一個項目招標文件,實現招標文件編制質量和效率的雙提升。

           

          2. 讓范本更新更及時

           

          隨著范本數量增加,人工更新的難度會大幅增加。在招標文件智能輔助生成系統中,法律范本是管理范本的基礎,管理范本是經濟技術范本的基礎,經濟技術范本是標準范本的基礎。這種模塊化編寫邏輯的優勢是,當法律、管理和經濟技術部分有更新時,AI技術可以進行自動化更新,極大提高了標準文件的更新效率,從根源上解決了范本更新時效性不足、耗費大量人工等問題。

           

          3. 讓范本管理更簡單

           

          招標文件智能輔助生成系統基于人工智能技術建立滿足不同場景的知識規則或知識模型,實現了范本的全生命周期管理。如通過建立智能檢查規則,完成范本、標準招標文件、投標文件、評標報告等各個階段文件的自動檢查,變事后檢查為事中檢查,全面提升招標代理公司在招標過程中文本編輯、審核、評價等專業性工作的準確性,使整個招標文件編制的管理過程可追溯。

           

          4. 讓范本應用更規范

           

          招標文件智能輔助生成系統應用了大量自然語言處理、深度學習、知識圖譜等技術,為招標代理公司提供業務信息抽取、最佳語句推薦、標的物地圖、關鍵詞抽取等一系列功能。用戶可以快速、智能獲取招標文件編制時常用的數據素材,實現人與人、人與知識的快速鏈接。在一個系統的支撐下規范應用范本,快速提升員工整體工作水平的同時,也將大大提升招標代理公司整體的業務效率。

           

          作為典型的知識密集型企業,大多數招標代理公司因缺乏有效的落地方案,暫未將大量分散的業務數據和寶貴的專家經驗轉化成知識,直接造成了知識獲取難和經驗分享難的局面。

          招標文件智能輔助生成系統通過人工智能技術完成招標文件編制,幫助招標代理公司有效管理現有知識,智能生成好用、易用的新知識,共享業務專家經驗、沉淀公司知識資產,進而全面增強業務人員的協同工作能力和個人技能素質,將大大提高企業在招投標領域的競爭力。

          目前,招標文件智能輔助生成系統已經服務了多家頭部招標代理公司,對于項目經理而言,一份耗時2天的招標文件,如今只需要3個小時就可以快速完成編制,在提升效率的同時,準確率也得到了保證,最大可能地減少了廢標事件的發生。

          如果作為招標代理公司的你,也希望解決招標文件編制的難題,歡迎垂詢010-64934028。

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